Henkilöllä on oikeus tarkastaa omat henkilötietonsa ja tietyissä tapauksissa oikeus saada tietoja myös toista henkilöä koskevista asiakirjoista (asianosaisjulkisuus). Jokaisella on oikeus julkiseen asiakirjaan. Tarvittavat lomakkeet ovat tämän sivun alalaidassa.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Jos tietopyyntö kohdistuu julkiseen asiakirjaan, ei tietopyynnön tekijän tarvitse perustella mihin tietoa käytetään. Tietopyynnön voi laatia vapaamuotoisesti esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimitse.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaan tietopyyntöön pyritään vastaamaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluttua tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Tietyissä tapauksissa pyynnön toteuttamisesta voidaan periä maksu (esim. uudelleen kirjoitettavien todistusten laatiminen).

Todistuspyyntö (omat todistukset)

Myös todistuspyyntö on yleensä julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö.

Omaa kadonnutta tutkintotodistusta koskeva pyyntö osoitetaan vanhojen todistusten kohdalla päätearkistoon (tarja.myllyla(at)gradia.fi) ja uudempien todistusten kohdalla alan opintosihteerille. Ilmoita tietopyynnössä vähintään koko entinen ja nykyinen nimesi, syntymäaikasi, oppilaitoksen nimi, tutkinnon nimi, valmistumis-/eroamisaika sekä yhteystietosi (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite).

Ennen 1.1.2025 valmistuneiden tai eronneiden opiskelijoiden todistukset ovat paperisia. Mikäli paperinen tutkinto-, päättö- tai muu opintotodistus katoaa, opiskelija voi pyytää oikeaksi todistetun todistuskopion. Todistuskopion toimittamisesta peritään aina maksu. Todistus toimitetaan opiskelijalle kirjepostina. Jos opiskelija haluaa esimerkiksi asian kiireellisyyden vuoksi paperikopion lisäksi myös skannatun kopion (joka ei ole virallinen todistus) salatun sähköpostin liitteenä, tästä ei peritä enää erillistä maksua. Mikäli opiskelija pyytää vain epävirallisen skannatun todistuksen sähköpostiinsa (eikä halua oikeaksi todistettua paperikopiota), tästä peritään sama maksu kuin virallisesta paperikopiosta.

1.1.2025 käyttöönotettava sähköinen tutkinto-, päättö- ja muu opiskelun päättävä sähköinen todistus on opiskelijan ladattavissa sähköpostiin tulevasta linkistä 14 vuorokauden ajan. Mikäli sähköinen todistus katoaa, opiskelija voi pyytää uutta alkuperäistä todistusta. Uusi sähköinen todistus tai linkki siihen toimitetaan salattuna sähköpostina. Uuden todistuksen toimittamisesta peritään aina maksu. Tämän maksun osalta voidaan kuitenkin käyttää tilanteesta riippuvaa harkintaa, erityisesti siirtymävaiheessa vuoden 2025 aikana.

Todistusten toimitusmaksut 1.1.2025 alkaen (H 19.12.2024):

• Maksu uudesta sähköisestä todistuksesta liitteineen 25 euroa
• Maksu paperisena olevan todistuksen oikeaksi todistetusta paperikopiosta liitteineen 25 euroa. Mikäli opiskelija haluaa paperisena olevan todistuksen pyytämisen yhteydessä lisäksi epävirallisen skannatun version sähköpostiin, hinta on 0 euroa. Pelkkä epävirallinen skannattu versio paperisesta todistuksesta (ilman oikeaksi todistettua paperikopiota) 25 euroa
• Maksu uudelleen kirjoitettavasta paperitodistuksesta 25 euroa

Todistusjäljennös toimitetaan pääosin vain siinä muodossa, jossa alkuperäinen todistus on annettu (paperinen paperisena ja sähköinen sähköisenä). Paperista todistusta ei ole jälkikäteen mahdollista muuttaa sähköiseksi todistukseksi (paperisesta todistuksesta skannattu versio ei ole virallinen todistus). Sähköisestä todistuksesta ei toimiteta paperikopiota, koska myöskään se ei ole virallinen todistus. Poikkeuksen muodostavat tietyt erikoistarpeita varten toimitetut todistukset (esim. ulkomaille).

Sähköinen tutkinto- tai päättötodistus kelpaa lähes kaikkialla ja usein myös ulkomailla varsinkin EU:n alueella. Tarvittaessa opiskelija kuitenkin saa esimerkiksi ulkomailla opiskelua tai työskentelyä varten sähköisestä todistuksesta paperisen oikeaksi todistetun version maksutta opintotoimiston tai päätearkiston kautta, annettuaan lyhyet suulliset tai kirjalliset perustelut paperisen version tarpeellisuudesta.

Oikeaksi todistetut paperiset todistuskopiot toimitetaan alkuperäisten todistusten arkistokappaleista ja sillä kielellä, millä alkuperäinen todistus on tehty. Sama koskee uudelleen toimitettavia alkuperäistä vastaavia sähköisiä todistuksia. Mikäli opiskelija tarvitsee valmistumisensa jälkeen virallisen käännöksen todistuksestaan jollakin toisella kielellä, hän teettää sen omalla kustannuksellaan auktorisoidulla kielenkääntäjällä.

Omien henkilötietojen tarkastus

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Tiedot voidaan toistaiseksi toimittaa vain paperipostitse tai niin, että henkilö tulee katsomaan tietoja paikan päälle. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kaksi viikkoa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaika voidaan pidentää kuukaudeksi.

Tietyissä tapauksissa pyynnön toteuttamisesta voidaan periä hallinnolliset kulut peittävä maksu. Tarkastuspyynnön tekijää voidaan myös pyytää käymään jossain Gradian toimipisteessä henkilötodistuksen kanssa, jotta pyytäjän henkilöllisyys saadaan vahvistettua.

Omia henkilötietoja koskevan pyynnön voi tehdä Henkilötietojen tarkastuspyyntölomakkeella. Täytä lomake tarkasti, allekirjoita ja lähetä se osoitteeseen:

Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia, PL 472, 40101 Jyväskylä

Asianosaisen tiedonsaantipyyntö (asianosaisen oikeus tiedonsaantiin)

Asianosaisen tiedonsaantipyynnöstä on kysymys, kun asianosainen pyytää tietoja viranomaisessa vireillä olleesta tai olevasta asiasta ja pyydetyt tiedot ovat voineet vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Asianosaisella tarkoitetaan henkilöä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuuksia viranomaisessa käsitelty asia koskee.

Huomaathan, että pyyntö on perusteltava. Kirjoita Perustelut-kohtaan mahdollisimman tarkka selvitys, miksi tietoja pyydetään ja mihin pyydettyjä tietoja käytetään. Perustelu vaikuttaa siihen, mitä tietoja voidaan luovuttaa.

Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia toimittaa tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kaksi viikkoa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli pyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella viikolla. Mikäli tietojen antamisesta kieltäydytään, Gradia antaa pyytäjälle kirjallisen kieltäytymispäätöksen perusteluineen.

Asianosaisen tiedonsaantipyynnön tekijää pyydetään käymään jossain Gradian toimipisteessä henkilötodistuksen kanssa, jotta pyytäjän henkilöllisyys saadaan vahvistettua.

Asianosaisen tiedonsaantia koskevan pyynnön voi tehdä Asianosaisen tiedonsaantipyyntölomakkeella. Täytä ja allekirjoita lomake tarkasti ja lähetä se Gradian hallintoon osoitteella:

Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia, PL 472, 40101 Jyväskylä